Как эффективно организовать слушания онлайн: заметки из опыта арбитра

Ограничения на международное транспортное сообщение и собрания числом более 10 участников, введенные во многих странах в связи с распространением коронавируса, поставили под угрозу проведение запланированных на весну-лето 2020 года арбитражных слушаний. Данные обстоятельства стали катализатором повсеместного перехода к проведению слушаний путем видео-конференц-связи, без необходимости физического присутствия всех участников в одном помещении. Между тем новый виртуальный формат предполагает необходимость переосмысления устоявшихся правил проведения слушаний и участия в них.

Мне довелось принять участие в видеослушаниях в качестве арбитра, представителя стороны и эксперта в нескольких делах по регламентам Международной торговой палаты (ICC), Лондонского международного арбитражного суда (LCIA) и Арбитражного института Торговой палаты г. Стокгольма (SCC). Результатом проведенных видеослушаний стали настоящие заметки, которые не претендуют на полноту и новизну. Однако, возможно, они окажутся полезными. 

Я разделил заметки на 4 части:

• Техническая часть;
• Организация индивидуального пространства для слушаний;
• Невербальная семиотика;
• Презентация материала. 

Техническая часть:

1. При организации видеоканала для онлайн-слушаний необходимо убедиться, что у членов команды, свидетелей и экспертов с вашей стороны имеется высокоскоростное интернет-соединение. По возможности рекомендуется иметь запасной интернет-канал.
2. Желательно обеспечить запасной канал связи по телефону. В случае потери или ухудшения интернет-соединения участник сможет подключиться по телефону. Как правило, видеосервисы вроде Zoom, Vidyo и другие помимо видеосвязи предоставляют и локальные номера телефонов для подсоединения к видеоконференции.
3. Рекомендуется заранее протестировать возможности видеосистемы, чтобы понимать ее функционал. Например, выяснить, как подключить звук и видео, как настроить камеру, как вывести документы на общий экран. До проведения видеослушаний необходимо познакомить с системой свидетелей и экспертов.
4. Если в деле участвуют переводчики, следует провести тестовый звонок с участием переводчиков, свидетелей и экспертов, чьи показания будут переводиться, чтобы наладить взаимодействие между ними.
5. Если в деле участвуют стенографисты, также необходимо организовать тестовый звонок, в том числе тест системы стенограммы в реальном времени (LiveNote, RealTime и т.д.).
6. В день слушаний нужно заранее подключиться, чтобы до звонка решить все проблемы со звуком, изображением и интернет-соединением.
7. Сообщать арбитрам про возникающие проблемы с видео или аудио.
8. Просить спикера убрать трансляцию экрана (шерскрин) после того, как он закончил работать с документом, – тогда на экран вернутся картинки участников.
9. Не забывать отключать свой микрофон (режим Mute), когда не говорите.
10. Выключить динамики, чтобы не было эха.
11. Если ведется видеозапись, необходимо убедиться, что на компьютере или внешнем диске достаточно места для сохранения видеофайла. По этой же причине лучше делать отдельные файлы для каждой сессии: они имеют меньший размер, и риск утраты записи целого дня слушаний в случае сбоя снижается.
12. Рекомендуется сделать отдельный канал для связи с партнерами по команде, например отдельный видеоканал.   

Организация индивидуального пространства для слушаний:   

1. Помещение должно быть хорошо освещено. Холодный белый свет дает изображение лучшего качества, чем теплый желтый свет ламп накаливания.
2. Желательно, чтобы свет падал на участника фронтально. Если в помещении имеется сильный боковой источник света, необходимо установить лампу и с другой стороны, чтобы на лице не было тени.
3. В случае естественного освещения, например от окна, рекомендуется не садиться спиной к свету, иначе будет виден лишь темный силуэт. По той же причине нужно избегать искусственного источника света за спиной, например лампы на потолке сзади. Если окно сбоку, добавьте источник искусственного света с другой стороны для равномерного освещения участника.
4. Фон желательно выбрать однотонный. Картина, книжные полки, стеллажи с папками также станут хорошим фоном. А вот фона с насыщенным рисунком или мелким узором (обои и т.д.) рекомендуется избегать. Использование онлайн-фона уменьшает эффект присутствия.
5. Камера должна быть установлена чуть выше лица спикера или как минимум на уровне его глаз. Если камера расположена ниже уровня плеч, у других участников создается ощущение, что они сидят в колодце, а вы в него заглядываете сверху.
6. Желательно, чтобы в кадре была не только голова, но и часть корпуса и поверхность стола: такая картинка выглядит лучше. В то же время не рекомендуется устанавливать камеру на расстояние дальше одного метра, иначе лицо спикера будет плохо видно, что снижает эффект присутствия и затрудняет работу переводчиков и стенографистов, которые воспринимают информацию не только на слух, но и визуально, читая по губам. Помимо этого, расположение камеры чуть выше и на удалении позволит участникам дать обзорную картинку вашего стола, что добавит живости картинке.
7. Удобно иметь два монитора – один для отображения видео и слайдов, второй как рабочая зона для документов и стенограммы.
8. Поскольку для демонстрации документов, вероятно, придется делиться экраном (показывать свой экран) с другими участниками, нужно закрыть все лишние окна и вкладки программ.
9. Для допроса свидетелей и экспертов рекомендуется заранее подготовить электронные документы, которые вы планируете представить на обозрение через свой экран. Желательно увеличить документы и/или нужные части документа, чтобы они были читаемыми.

Невербальная семиотика:

1. Не рекомендуется во время видеосвязи трогать лицо, подпирать или обхватывать голову руками, скрещивать руки на груди.
2. Не рекомендуется отвлекаться на чаты, мессенджеры и сообщения из электронной почты или загружать присланные друзьями курьезные «гифки»: веселье – это хорошо, но арбитры могут счесть, что участник нашел смешным их поведение.
3. Не стоит надевать рубашку, блузку, пиджак или галстук в мелкую полоску, клетку или горошек: будет рябить на экране. Желательно предпочесть однотонную одежду (в зоне видимости; стиль одежды под столом можно выбрать на свое усмотрение).
4. Во время онлайн-слушаний следует смотреть в камеру и улыбаться. 

Презентация материала:

1. На презентации рекомендуется использовать больше картинок и схем и меньше текста.
2. Если выступление длится больше часа, лучше пригласить двух докладчиков: один быстро надоедает.
3. Говорить следует короткими фразами с небольшими паузами между ними: это поможет избежать наложения при плохой связи и обеспечит фиксацию вашей реплики в протоколе.
4. Умеренная жестикуляция помогает разбавить картинку и создать эффект присутствия.
5. Стенограмма в реальном времени упрощает обработку входящей информации.
6. Видеосвязь позволяет отслеживать реакцию арбитров, поскольку их хорошо видно и при необходимости можно увеличить картинку. Записав на видео слушания, легко сделать «замеры реакции» арбитров по определенным аргументам. Данная информация будет полезна на этапе подготовки post hearing briefs.